Microsoft Copilot ce que vous devez savoir pour la sortie

Le lancement officiel de Microsoft Copilot approche à grand pas. À partir du premier novembre celui-ci pourra être acheté par les clients des services Microsoft 365. Cependant malgré les attentes fortes sur ce produit il existe de nombreuses zones d’ombres sur cette technologie qui devrait révolutionner la façon de travailler en entreprise.

Copilot c’est quoi exactement ?

Microsoft 365 Copilot est un nouvel assistant personnel intégré dans toutes les applications Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, etc.). Il combine différentes technologies permettant d’améliorer l’expérience utilisateur dans sa quête à la recherche des informations dans l’entreprise. Il augmente sa productivité en diminuant le temps à effectuer certaines actions. C’est ce que nous découvrirons au travers différents exemples de cet article.

Copilot dans M365

L’intelligence artificielle est au centre de Copilot. C’est grâce à cette avancée technologique majeure que Copilot a pu être développé. Cependant l’IA est une notion trop générique pour comprendre le fonctionnement de Copilot. L’IA pilote un ensemble d’informations provenant de différents composants afin de présenter à vos utilisateurs une information perspicace.

Il existe ainsi plusieurs Copilot. Tout d’abord il y a les Copilot « classiques » de Microsoft 365 Apps c’est-à-dire ceux intégrés dans ce que l’on peut appeler par l’ancien nom Microsoft Office. Ces Copilot permettront d’améliorer le travail de vos utilisateurs. Prenons l’exemple d’un échange de mail volumineux au sein d’une conversation regroupée dans Outlook. Il est souvent fastidieux de lier l’ensemble des échanges. Il subsiste un risque de passer au travers l’information essentielle du courriel. Dans ce cas de figure, vous demander à Copilot de vous résumer ces échanges afin d’en obtenir une synthèse tout en mettant en exergue les points importants vous concernant. Ensuite vous pourrez si des actions sont attendues de votre part demander à Copilot de rédiger un brouillon. Vous gagnerez du temps dans la rédaction de votre courriel et augmenterez votre productivité. C’est un facteur de calcul du ROI de Copilot : le gain de temps.

Il ne s’agit que d’un exemple contextualisé avec Outlook. En effet Copilot sera présent dans Power Point pour optimiser vos temps de création de présentation, dans Excel pour vous aider à mettre en forme rapidement vos données à l’aide de formules ou de graphiques.

Copilot pour Microsoft 365

Copilot dans les conversations

Lorsque l’on parle de Copilot dans les conversations la première chose qui vient à l’esprit c’est intégration dans Microsoft Teams. Cela est assez réducteur pour cette partie de Copilot. En effet les conversations sont transverses aux applications Microsoft 365 mais elles sont également intégrées dans Bing et Microsoft Edge. Elle permet d’exploiter les possibilités offertes par les LLM (que nous détaillerons un peu loin dans cet article), mais également les données présentes dans toute votre organisation afin de présenter la réponse la plus efficace à votre utilisateur.

Microsoft Graph

Microsoft Graph peut être visualisé comme une passerelle d’accès à l’ensemble des composants de Microsoft 365. À l’aide d’un point de terminaison unique, Microsoft met à disposition à l’aide d’API Microsoft Graph un accès aux données présentes dans Microsoft 365. Comprendre et utiliser Microsoft Graph est primordial pour les administrateurs M365 et je vous conseille de vous pencher sur cette facette de M365 pas assez connue pour l’instant. Vous pourrez migrer vos scripts PowerShell utilisant différents modules comme Azure ad vers Microsoft Graph.

Copilot pour les applications externes

La force de Copilot et de son intégration avec Microsoft Graph est la possibilité offerte aux responsables applicatifs, ou aux ISV de développer leur propre plug-in pour Copilot. Ainsi, celui-ci sera en mesure d’ajouter dans son index sémantique des informations provenant de sources externes. Cependant ce plug-in ne se limite pas à de la récupération d’information. Vous pouvez également interagir avec votre application pour le compte de l’utilisateur en effectuant des actions. Il existe de milliers de plug-ins qui seront présents dès la sortie officielle de Copilot. Cette liste devrait s’allonger rapidement.

Prenons un exemple que nous avons pu mettre en œuvre pour une grande fédération de sport. Celle-ci dispose de sa propre base de données contenant toutes les informations de ses adhérents. En l’intégrant avec Copilot les utilisateurs du service communication peuvent interroger simplement à l'aide de Microsoft Teams leurs applications pour connaître par exemple tous les licenciés qui se qui atteindront la majorité durant la semaine afin de leur adresser un cadeau. Même si ce type de rapport pouvait s’effectuer via des requêtes SQL ou par des rapports de type Power BI, Copilot offre la possibilité à vos utilisateurs d’interagir simplement avec toutes les données qui auront été mises à disposition sans avoir besoin de développer quoi que ce soit et sans solliciter le service informatique. L’information présente dans l’entreprise peut enfin être exploitée par tous en fonction de ses propres besoins.

N’hésitez pas à nous contacter si vous disposez d’un projet d’intégration de vos données avec l’IA de Microsoft et / ou Copilot.

L’index Sémantique de Copilot

Le cœur de Copilot peut être représenté par son index sémantique. C’est à l’aide de ce « moteur » que les informations sont cartographiées pour vos utilisateurs. Cet index sémantique est créé automatiquement dans Microsoft 365 et ne peut pas être désactivé. Cet index sémantique ne fonctionne pas sur ce que l’on connaît depuis 30 ans dans nos recherches d’informations sur le web c’est-à-dire avec des mots-clefs. L’index sémantique va comprendre et analysée les données afin de présenter l’information que vous recherchez même si le ou les documents qui vous seront présentés ne contiennent pas ces mots-clefs. L’index sémantique de Copilot est bien plus qu’un simple moteur de recherche à la mode Google ou Altavista pour les plus anciens.

Par exemple si on demande à Copilot des informations sur « une voiture électrique », celui-ci sera en mesure de nous ressortir des informations sur des véhicules « Tesla » même si les documents ne comportent ni le terme voiture ni le terme électrique. Il sera en mesure de comprendre que Tesla est une marque de voiture électrique. On va rentrer dans une nouvelle dimension avec des outils capables d’analyser nos recherches et le contextualiser en prenant en considération le sens des mots et non pas en effectuant une simple analyse lexicale. C’est certainement la raison principale qui a fait basculer dans son choix de migrer ses outils de collaboration vers Microsoft 365.

Où est situé cet index sémantique et comment est-il mutualisé ?

En fait il n’existe pas de mutualisation de l’index sémantique. Celui-ci est propre à chaque client Microsoft 365. Il est hébergé dans le même centre de données que celles hébergeant les autres services M365 de votre tenant. Ainsi il n’y a aucun risque que vos données puissent être utilisées par d’autres clients. Il en est exactement de même pour les services Microsoft qui n’analyseront pas vos données pour leur propre usage ou pour améliorer leur produit.

Copilot est la protection des données

Il existe de nombreuses questions sur Copilot et l’utilisation qui est faite de vos données. Nous verrons à présent certaines questions que vous vous posez certainement :

• Copilot ne partage pas de données avec des tiers.
• Copilot dans Outlook n’a pas de révision humaine du contenu. Les utilisateurs peuvent envoyer des commentaires à Microsoft mais celui-ci n’intègre pas une révision humaine proactive.
• Copilot n’utilise pas vos données pour entraîner son modèle et l’améliorer.

Microsoft met l’accent sur la propriété de vos données et met tout en œuvre pour rassurer ses clients quant à l’usage qui pourrait être fait de vos données. Ce qui se passe dans votre tenant reste dans votre tenant.

Quelles sont les langues reconnues dans Copilot ?

Copilot prend en charge à sa sortie de nombreuses langues dans l’ensemble de ses composants à l’exception de Microsoft Excel qui ne supporte que l’anglais actuellement. Les langues supportées sont :

• Chinois (simplifié)
• Anglais
• Français
• Allemand
• Italien
• Japonais
• Portugais (Brésil)
• Espagnol

Cependant Microsoft prévoit bien entendu d’ajouter d’autres langues au fur et à mesure que celui-ci sera déployé et adopté par les entreprises. De plus les langues supportées sont différentes entre les versions de Copilot. Par exemple pour la partie AI in Sales Copilot seule l’anglais, le français, l’allemand et l’espagnol sont pris en charge actuellement.

Si vous utilisez Copilot dans une langue non supportée, vous serez invité de réessayer en utilisant une langue qui l’est. Par exemple, dans Microsoft Teams, vous pouvez accéder via le menu Paramètres puis Langue pour choisir la langue que vous souhaitez utiliser pour l’interface utilisateur de Teams. Microsoft 365 supporte en effet plus de langue que Copilot actuellement.

Copilot une précision sans faille ?

Copilot utilise une IA générative. Celle-ci bien qu’efficace peut par moments fournir des réponses qui ne seront pas toujours exactes. Ainsi il est important de prendre en considération les résultats comme une aide et non pas comme vérité absolue. L’utilisateur restera maître dans l’utilisation des réponses proposées par Copilot. Comme toujours il faut faire attention aux réponses hâtives qui pourraient être effectuées dans un courriel. Cependant cela est déjà le cas aujourd’hui lorsque la messagerie est utilisée à bon escient.

Copilot et la propriété intellectuelle

Copilot est un enjeu majeur pour Microsoft. Les investissements sont massifs et il ne pourra se permettre que ce produit soit un échec. Une des inquiétudes des clients après « la sécurité » est liée à la propriété intellectuelle des réponses de Copilot et des procès qui pourraient en découler. En effet l’US Copyright Office a lancé une enquête publique sur l’utilisation des données qui permettent l’entraînement des modèles utilisés. Cet avis n’est toujours pas rendu et cela risque de prendre du temps. Aussi pour ne pas perdre l’avantage temporel qu’il dispose Microsoft n’attendra le résultat de celui-ci. Si un tiers porte plainte contre les entreprises qui paient la souscription de Copilot, c’est Microsoft prendra leur défense :

« Nous défendrons le client et paierons le montant réclamé lors d’un jugement ou d’un arrangement défavorable », écrivent à quatre mains Brad Smith, président de Microsoft, et Hossein Nowbar, CVP et Chief Legal Officer chez Microsoft.

Par cette décision on remarque l’importance de Copilot pour Microsoft qui tente de lever tous les freins liés à son adoption.

Copilot pour qui ?

Parmi les premières demandes de nos clients, il y a le souhait de déployer Copilot pour les membres du comité de direction qui sont demandeurs de ce type de technologie. Bien que Copilot puisse être vu comme un assistant personnel, celui-ci interagit avec l’ensemble des données de votre organisation grâce à son index sémantique. Ainsi afin que Copilot puisse exploiter l’ensemble des données il faut que l’ensemble des utilisateurs disposant d’accès aux informations pertinentes dispose d’une licence. Ainsi Copilot ne doit être vu uniquement comme un assistant personnel qui aide le travail unitaire d’un employé.

Copilot et le nombre de licences

Comme indiqué précédemment Copilot a besoin de beaucoup d’information pour être pertinent. C’est certainement pour cette raison Microsoft a défini un seuil minimum de licence a été défini. Au lancement de Copilot vous devez acheter 300 licences minimum au prix unitaire mensuel de 30 USD. Une simple opération 300 x 30 x 12 = 108000 USD auquel vous ajoutez les licences Microsoft 365 E3 ou E5, la M365 Business Premium ne pouvant pas prendre en charge Copilot. Ces informations sont vraies au moment de la sortie de Copilot le 1er novembre 2023. Microsoft indiquant que cela changerait plus tard lorsque Copilot sera massivement déployé dans la cible rechercher (les grands comptes). Aussi pour souscrire à Copilot vous devez également être suivi par un commercial Microsoft qui déclarera le deal. Cela signifie concrètement que vous êtes dans un contrat de EA (Enterprise Agreement). Les contrats en mode CSP (Cloud Service Provider) ne sont pas pris en charge au moment du lancement du produit. Microsoft garantissant que cela arriverait un peu plus tardivement. On peut espérer que cela soit disponible durant le premier semestre 2024.

Copilot une sortie précoce

Malgré la sortie au premier novembre toutes entreprises ne pourront pas bénéficier de Copilot. Pour rappel la version “Béta” était disponible pour un nombre restreint de clients dans le monde et il s’agissait d’un programme “bêta” payant. C’est parfois le cas comme le sera Microsoft 365 Backup et Archive à partir du mois de janvier 2024 (Si vous souhaitez y participer n’hésitez pas à nous contacter). Copilot était envisagé pour 2024. La sortie sur 2023 fut une surprise. Cela s’explique par la concurrence féroce qui s’annonce sur l’IA. Google a répliqué à Chat GPT avec sa version de Bart. De même les évolutions majeures de l’IA présentent dans le modèle de Chat GP4 par rapport à la version 3 permettent à Microsoft de disposer d’une avance technologique qu’il compte bien mettre à profit. Qu'il semble loin le temps où l’on reprochait à Microsoft ne pas innover et de se contenter de copier ou racheter les produits concurrents. Avec Copilot Microsoft souhaite marquer les esprits.

Copilot comment se préparer à son arrivée ?

Copilot arrivera à grande échelle et vous devez vous y préparer. En effet il faut comprendre la puissance de Copilot pour éviter les mauvaises surprises provenant d’une sécurité mal maîtrisée des informations présentes dans votre tenant M365. Je vais illustrer ce propos en effectuant un saut dans le temps de 3 ans. Durant l’année 2020, avec les confinements liés à la crise du Covid-19 de nombreuses entreprises ont déployé Microsoft Teams en urgence sans règles de gouvernances et sans aucunes maîtrises. De nombreux fichiers ont été injectés dans une multitude d’équipes Teams. Bien que certaines entreprises aient initié depuis des projets de remédiation et de réappropriation des données échangées en interne ou avec des utilisateurs externes, nombreuses sont celles qui n’ont pas entamé cette démarche. Imaginons désormais qu’un utilisateur du service RH ou comptabilité a partagé intentionnellement ou pas un bulletin de paie du PDG. La puissance de Microsoft Graph et de l’index sémantique pourra analyser ce document et l’interpréter. Aussi un utilisateur pourra retrouver les informations en demandant à Copilot quel est le salaire du PDG ? Cette information aurait pu être retrouvée sans Copilot mais l’utilisateur aurait dû parcourir plusieurs pages du moteur de recherche Bing d’Entreprise pour la retrouver et en utilisant les bons mots-clefs. Copilot va juste simplifier l’accès à ces informations.

Ce n’est pas Copilot qui expose ces données. En effet le modèle Copilot exploite la sécurité de M365. Si Copilot présente cette information c’est que la protection des données n’est pas présente. Aussi au préalable au déploiement de Copilot il est primordial et indispensable de déployer dans les règles de l’art Microsoft PurView. Aussi en fonction de l’emplacement de vos données et de la stratégie d’accès et d’étiquetage vous devrez disposer de licence M365 E3 pour un étiquetage manuel ou M365 E5 si vous souhaitez un étiquetage automatique. La difficulté du déploiement de PurView est plus liée à la gouvernance de la donnée de votre entreprise qu’une contrainte technique. Sur ces sujets alt-up peut intervenir pour vous aider à implémenter le modèle adapté à votre structure. Le déploiement de PurView est donc la première étape à un déploiement de Copilot.

Pour conclure

Copilot sera le sujet de discussion principal de cette fin d’année autour de Microsoft 365. Il laissera de nombreux sur le bord du chemin. Cependant cela ne doit pas être vu comme une frustration car cela vous laisse le temps de bien vous préparer à la venue de Copilot. Toutes les équipes d’alt-up by Artemys sont prêtes à vous accompagner vers ce bouleversement technologique qui s’annonce. Pour ma part je n’ai jamais vu un tel engouement pour un produit Microsoft. Cela dépasse l’arrive de NT4 ou de l’Active Directory à l’époque. Copilot, tout le monde à ce mot dans la bouche.