Teams Connect ou les canaux partagés dans Microsoft Teams

Microsoft Teams continue de s’enrichir en fonctionnalité. La fonctionnalité 94820 de la feuille de route Microsoft 365 est passée en disponibilité générale pour l’ensemble des tenants M365. Les canaux partagés Teams Connect facilitent la collaboration avec les personnes à l’intérieur et à l’extérieur d’un locataire. Désormais plusieurs organisations peuvent travailler ensemble dans un espace partagé : avoir des conversations, planifier une réunion, partager et cocréer des fichiers, et collaborer sur des applications, sans jamais changer de locataire. Le tout dans un environnement sécurisé, gouvernable et conforme.

Quelles sont les différences entre les équipes Teams et les canaux ?

Dans Microsoft Teams les équipes sont un ensemble de personnes, de contenu et d’outils entourant différents projets et résultats au sein d’une organisation. On crée des équipes pour des départements, des groupes de personnes, des événements, des projets ou tout autre regroupement qui en fonction des besoins de votre entreprise. Les canaux sont des sections dédiées à l’intérieure d’une équipe. Ils permettent de conserver les conversations qui sont organisées par exemple par sujets ou projets. Ainsi un canal est un endroit unique où un groupe défini de personnes partageront des messages, des outils et des fichiers. C’est l’emplacement de travail de vos utilisateurs. Les propriétaires d’équipe peuvent limiter les capacités des membres d’un canal. Et un membre peut ajuster ou limiter les notifications qu’il reçoit dans un canal.

Pourquoi les canaux partagés ?

Les canaux partagés permettent de répondre à un besoin qui faisait fortement défaut dans les canaux standards. Ils sont accessibles aux membres d’autres équipes. De plus ces membres peuvent également appartenir à d’autres organisation Microsoft 365. En effet un membre d’un canal stand était obligatoirement membre de l’équipe. Avec cette fonctionnalité tous les membres d’un canal partagé peuvent participer à des conversations et peuvent publier et accéder à des fichiers partagés sans appartenir à l’équipe. Cependant la différence la plus notable qui sera appréciée par nos clients est que l’on peut accéder à Teams externe sans avoir besoin de changer de Teams. Auparavant avec les accès invités il fallait changer d’identité pour rejoindre le canal d’un équipe Teams appartenant à un autre locataire. Pour une meilleure compréhension de ce qu’apporte cette fonctionnalité je vous les résume dans ce tableau :

Comment activer les canaux partagés ?

Cette fonctionnalité est activée par défaut dans votre centre d’administration Teams depuis le déploiement de juillet 2022 en GA (General Avaibility).

Vous pouvez créer un canal partagé dans une équipe Teams si vous avez les autorisations sur celle-ci à l’aide du client Teams, ou depuis la console d’administration pour les administrateurs.

Attention : Si un administrateur Teams décide de désactiver cette fonctionnalité les utilisateurs qui tenteront de créer un canal partagé recevront une erreur assez peu compréhensible pour l’instant puisque le message est : Nous n’arrivons pas à créer votre canal. Veuillez essayer ultérieurement. En effet même si l’administrateur Teams a désactivé cette fonctionnalité celle-ci reste visible pour les utilisateurs. En attend une correction de Microsoft il faut s’attendre à ce que votre support reçoit quelques appels.

Quelles sont les limitations des canaux partagés ?

Les canaux partagés disposent de limitations, essentiellement lié à la capacité, qui leur sont propres. Celles-ci sont les suivantes :

• Membres d’une équipe : 25000 membres incluant les membres de l’équipe plus les membres directs.
• Nombre de canaux partagé par équipe : 200. Attention si vous supprimez un canal partagé il vous faudra attendre 30 jours avant que celui-ci ne soit libéré.
• Nombre de membre d’un canal partagé : 5000 membres directs

Stockages des messages d’un canal partagé

Les messages présents dans un canal partagé sont stockés dans une boîte aux lettres système dédiée associée au canal partagé plutôt que dans la boîte aux lettres du groupe. Cette notion est importante à retenir si vous devez effectuer une recherche de contenu à l’aide d’eDiscovery.

Les canaux partagés et les applications

Les applications qui n’ont pas prévu la possibilité d’utiliser les canaux partagés ne peuvent pas prendre en charge cette fonctionnalité sans une mise à jour du code par les développeurs. De plus même si les onglets sont pris en charge à ce jour des applications comme Microsoft Planner, Forms et Stream (peu déployé) ne peuvent pas être utilisés dans un canal partagé. Il en est de même pour les bots, les connecteurs.

Pour conclure sur Teams Connect

Cette fonctionnalité de Teams Connect s’imposera comme une des fonctionnalités incontournables de la collaboration avec Microsoft Teams. Celle-ci devrait également être mise à l’honneur lors de l’événement Microsoft Ignite 2022 qui se tiendra en mode virtuel mais également en présentiel pour ceux qui pourront se rendre à Seattle. Je vous invite à explorer cette fonctionnalité qui simplifiera la vie vos utilisateurs Microsoft Teams.